实践四：总结长文档与多份材料
从材料盘点、分段阅读到跨文档对比，生成可追溯的项目摘要。
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一、案例说明
假设项目评审前，你需要快速读懂一份 80 页需求说明、一份评审纪要和三个版本的方案文档。管理层不需要逐页阅读，而是希望知道：目标是什么、已经确认了什么、材料之间哪里冲突、还有哪些风险和待办。
本案例先盘点材料，再逐份提取关键信息，最后进行跨文档对比，生成一份带来源位置的项目摘要。
最终目标
- 用 300 字以内的执行摘要说明项目现状；
- 提取目标、范围、关键数据、决策、风险和行动项；
- 展示不同材料之间的共识、冲突和版本变化；
- 每个重要结论都标注文件名、章节或页码；
- 输出新文件，不修改任何源材料。
二、开始前的准备
1. 准备材料
本案例使用：
需求说明.docx：当前需求和验收标准；评审纪要.pdf：评审结论、待办和负责人；方案-v1.docx、方案-v2.docx、方案-v3.docx：三个历史版本；- 可选的项目术语表或人员名单。
将材料复制到专用项目。文件名最好包含文档类型、版本或日期；无法判断先后顺序时，先补充说明，不让 TuriX 根据文件名自行猜测。
2. 明确摘要的读者和用途
同一组材料可以生成不同摘要：
| 读者 | 更关心的内容 |
|---|---|
| 管理层 | 结论、风险、资源和需要决策的事项 |
| 项目经理 | 范围、进度、依赖、行动项和负责人 |
| 研发人员 | 需求变化、接口、限制和验收标准 |
| 法务或合规 | 责任、期限、例外、承诺和风险 |
本案例面向项目负责人，用于评审会前决策。
三、第一步：盘点材料和可读范围
先确认 TuriX 实际读到了哪些文件：
请先盘点当前项目中的文档，不要开始写总结。
请输出：
1. 文件名、格式、版本或日期；
2. 每个文件的用途；
3. 目录或主要章节；
4. 是否存在扫描页、无法读取页、批注或修订内容；
5. 哪些文件可能是旧版本或重复材料；
6. 还需要我说明的版本关系。
请明确列出没有成功读取的文件或页面。
如果材料包含扫描版 PDF（便携式文档格式）或长图，先进行 OCR（光学字符识别），并要求返回已读取页和未读取页清单。
四、第二步：逐份提取关键信息
不要让多份长材料直接混在一起总结。先对每个文件使用同一结构提取：
请逐份阅读已确认的材料。每份文件分别提取：
- 文档目的；
- 已确认目标和范围；
- 关键结论及证据；
- 数字、日期、金额和承诺；
- 限制、假设和风险；
- 决策、行动项、负责人和截止日期；
- 资料没有说明的问题。
所有重要内容标注“文件名 + 章节或页码”。
此阶段不要合并不同文件，也不要补充材料中不存在的信息。
你应该看到什么
每个文件应有一张独立摘要卡片。先核对人名、数字、日期和决策，再进入跨文档合并。
五、第三步：对比版本与材料冲突
对方案版本和会议结论进行交叉比较：
请比较“方案-v1.docx”“方案-v2.docx”“方案-v3.docx”，
并与“需求说明.docx”“评审纪要.pdf”交叉核对。
输出“变化与冲突表”，字段包括：
- 主题；
- v1、v2、v3 分别怎么写；
- 最新评审结论；
- 属于新增、删除、修改还是未变化；
- 可能产生的影响；
- 需要谁确认；
- 来源位置。
同一问题有不同说法时并列展示，不要自行判断哪个正确。
常见冲突包括范围变化、时间调整、金额差异、负责人变化和验收标准不一致。对这些内容应保留原文位置。
六、第四步：生成面向决策者的摘要
材料和冲突确认后，再生成正式摘要：
根据已确认的逐份摘要和变化与冲突表，
生成“项目材料总结.docx”，面向项目负责人。
结构：
1. 300 字以内的执行摘要；
2. 项目目标、范围和当前阶段；
3. 已确认的关键结论；
4. 关键数据与来源；
5. 三个版本的主要变化；
6. 材料之间的冲突；
7. 风险与依赖；
8. 待确认问题；
9. 行动项、负责人和截止日期；
10. 来源索引。
所有数字、承诺和日期标注来源位置。
缺少依据时写“资料未说明”，不得猜测。
不要修改源文件。
七、第五步：继续追问或调整摘要
摘要生成后，可以继续生成不同视角的版本：
基于当前摘要，再生成一页“管理层速览”：
- 只保留 5 个最重要结论；
- 列出 3 个主要风险；
- 列出本次会议必须决定的 2 个事项；
- 每项保留来源链接或页码。
另存为“项目材料总结-管理层速览.docx”。
也可以要求只展开一个主题，例如“列出所有验收标准变化”或“只整理责任人和截止日期”。
八、预期结果
项目目录中应包含：
项目材料总结.docx；- 各文件的独立摘要；
- 版本变化与冲突表；
- 待确认问题和行动项清单；
- 已读取与未读取材料清单。
九、交付前验收
| 检查项 | 合格标准 |
|---|---|
| 覆盖范围 | 指定文件都已处理，未读取内容单独列出 |
| 来源追溯 | 关键数字、日期和结论可回到原文 |
| 多文档对比 | 共识、冲突和版本变化分别展示 |
| 事实边界 | “资料未说明”和分析推断没有写成事实 |
| 行动项 | 负责人、截止日期和待确认状态清楚 |
| 原文件安全 | 没有覆盖、移动或改写源材料 |
十、遇到问题时
长文档只读到一部分：按章节或页码拆分总结，再合并总摘要；要求明确返回未读取范围。
扫描件文字错误：提高分辨率、纠正方向或分拆长图后重新识别，重要数字必须人工核对。
摘要太泛：把“总结文档”改成具体问题，例如“找出范围变化、未决事项和所有截止日期”。
多份材料混淆：先恢复为逐份摘要，确认每个结论的来源后再进行跨文档合并。